1. Verantwortlicher und Kontakt
Für die Dentermin-Website, Geschäftskonten, Abrechnung und direkte Anfragen ist Matthias Hallmann, Einzelunternehmen, Schärdinger Straße 6, 94127 Neuburg am Inn, Deutschland, verantwortlich. Kontakt für Datenschutzanliegen: hey@hallmann.cards.
Bei Buchungen ist der auf der Buchungsseite genannte Betrieb für seine Kunden- und Termindaten verantwortlich. Dentermin stellt die technische Plattform als Auftragsverarbeiter bereit. Der Betrieb bestimmt seine Angebote, Buchungsregeln und Zwecke. Seine eigenen Datenschutzhinweise sind über die Buchungsseite erreichbar. Für die Verarbeitung im Auftrag gilt die gesondert angenommene Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.
2. Website und Hosting
Beim Aufruf werden insbesondere IP-Adresse, angeforderte Adresse, Zeitpunkt sowie technische Browser- und Verbindungsdaten verarbeitet. Das dient Auslieferung, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr. Dentermin wird über ChatGPT Sites bereitgestellt. Für den hier maßgeblichen EWR-Vertrag nennen die Sites-Bedingungen OpenAI Ireland Ltd und beziehen für die Hostingdaten eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ein: bei Plus, Pro und anderen Individualdiensten das Sites Data Processing Addendum, bei Business/Enterprise das allgemeine beziehungsweise vereinbarte Organisations-DPA. Die Unterauftragnehmerliste erfasst Sites ausdrücklich und nennt unter anderem Cloudflare für CDN und Webhosting. Erstellungsgespräche sind von diesen gehosteten Endnutzerdaten getrennt. Eine ausschließliche Verarbeitung sämtlicher Verbindungsdaten in Deutschland wird nicht zugesichert.
Google Analytics wird nicht eingesetzt. Optionale Google-Ads-Werbemessung wird ausschließlich nach Ihrer gesonderten Zustimmung auf den dafür vorgesehenen Seiten geladen; Einzelheiten stehen im folgenden Abschnitt. Erforderliche Sicherheitsfunktionen der Infrastruktur können Cookies einsetzen. Die für eine ausdrücklich gewünschte Anmeldung oder andere angeforderte Funktion notwendige Speicherung beziehungsweise der notwendige Zugriff auf Ihrem Endgerät erfolgt im Rahmen von § 25 Abs. 2 TDDDG.
2a. Freiwillige Google-Ads-Werbemessung
Mit Ihrer Einwilligung messen wir, ob ein Klick auf eine Dentermin-Anzeige zu einem bestätigten neuen Betriebskonto führt. Dazu verwenden wir Google Ads von Google Ireland Limited, Irland. Erst nach Zustimmung wird der Google-Tag geladen. Google kann technische Verbindungs- und Browserdaten, IP-Adresse, Anzeigenklickkennungen, die bereinigte Seitenadresse und eine zufällige Kennung des Registrierungsereignisses erhalten. Cookies mit dem Präfix „_gcl_“ dienen der Zuordnung zu Anzeigenklicks. Die von uns versandte Ereignismeldung enthält keine Namen, E-Mail-Adressen, Betriebsnamen, Kontokennungen, Authentifizierungslinks oder Kundentermine. Erweiterte Conversions mit Kontaktdaten, Google Analytics und Anzeigenpersonalisierung werden nicht eingesetzt.
Die Messung ist auf öffentliche Produkt- und Registrierungsseiten sowie eine separate Abschlussseite begrenzt. Kundenbuchungen, private Terminlinks, Authentifizierungslinks und der Arbeitsbereich werden nicht mit dem Google-Tag versehen. Nur ein erstmals bestätigtes, tatsächlich neu angelegtes Eigentümerkonto kann ein Registrierungsereignis auslösen; Teameinladungen und bestehende Betriebe sind ausgeschlossen. Eine zufällige Ereigniskennung verhindert Mehrfachzählungen. Der zugehörige interne Nachweis bleibt dem Betrieb zugeordnet und wird bei dessen Löschung entfernt.
Rechtsgrundlage für die optionale Werbemessung ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO und für den Zugriff auf Ihr Endgerät § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Wahl wird mit Zeitpunkt und Fassung für bis zu 180 Tage im Browser gespeichert, damit wir Ihre Entscheidung beachten können. Die Google-Cookies können je nach Funktion bis zu 90 Tage bestehen; das für diesen Anzeigentest eingestellte Klick-Conversion-Fenster beträgt 30 Tage. Die Zählung einer Registrierung wird nur kurz nach der E-Mail-Bestätigung angestoßen. Bei anderem Browser, gelöschten Cookies oder verweigerter Einwilligung kann die Zuordnung ausfallen.
Sie können über „Datenschutz-Einstellungen“ Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die von Dentermin erreichbaren Google-Ads-Cookies und der lokale Zuordnungseintrag „_gcl_ls“ werden dann gelöscht und weiterer Google-Code auf der Seite beendet. Bereits übermittelte Daten werden dadurch nicht zurückgerufen. Ablehnung und Widerruf beeinträchtigen die Registrierung und Nutzung nicht. Google kann Daten auch in den USA verarbeiten. Informationen zu Empfängern, internationalen Übermittlungen, Speicherdauer und Ihren Rechten finden Sie in Googles Datenschutzerklärung und den Informationen zur Datenverwendung auf Partnerseiten.
3. Konten, Vertragsnachweise und lokale Speicherung
Bei der Registrierung verarbeiten wir Namen, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmensname, Branche und Authentifizierungsdaten sowie Bestätigung und Version der einbezogenen Nutzungsbedingungen und Datenschutzhinweise. Hinzu kommen Teamprofile, Rollen, Avatare, Leistungen, Arbeitszeiten und Buchungseinstellungen.
Beim ausdrücklichen Abschluss der AVV speichern wir die angegebenen Vertragsparteien, Geschäftsanschrift, vertretende Person, bestätigte Vertretungsbefugnis, Kontaktadresse, Betriebs- und Nutzerkennung, Zeitpunkt sowie die genaue Vertragsfassung und deren Prüfsumme. Der Abschlussnachweis dient der Vertragserfüllung und Nachweisbarkeit. Er ist für berechtigte Betriebsmitglieder abrufbar und wird nicht als öffentlicher Inhalt der Buchungsseite veröffentlicht. Die vom Betrieb gesondert veröffentlichten Datenschutzkontakte und ergänzenden Hinweise sind dagegen für Buchungsinteressenten sichtbar.
Supabase verwaltet die Anmeldung. Sitzungsdaten im Browser halten die Anmeldung aufrecht. Fortschritt, auf Wunsch ausgeblendete Tutorial-Hinweise und Kennungen laufender -Aufträge werden ebenfalls lokal gespeichert, um den jeweiligen Ablauf fortzuführen. Sie können lokale Daten in den Browser-Einstellungen löschen; danach kann eine erneute Anmeldung nötig sein. Dadurch werden serverseitige Aufträge und Ergebnisse nicht gelöscht.
4. Buchungen, Mitteilungen und Dateien
Die normale Buchung umfasst Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer sowie Betrieb, nicht sensible Leistung, zuständige Person, Terminzeit, Dauer und Status. Änderungen, Absagen und erforderliche Vorgangsprotokolle werden ebenfalls verarbeitet. Warteliste und Recall sind derzeit deaktiviert.
Freie Kundennachrichten, Kundendokumentenaustausch und allgemeine Logo- und Bild-Uploads sind derzeit deaktiviert. Bereits hinterlegte öffentliche Bilder können weiterhin erscheinen. Für die getrennten -Gestaltungsfunktionen können geeignete Referenzbilder verwendet werden; dazu Abschnitt 7. Das Abschalten einer Funktion entfernt vorhandene Daten nicht automatisch.
Die aktuelle Fassung ist für allgemeine, nicht gesundheitsbezogene Termine bestimmt. Gesundheitsdaten, Diagnosen, Befunde, Anamnesen und medizinische Einwilligungsformulare gehören nicht zum Umfang; die entsprechenden Zusatzmodule sind gesperrt. Auch der Zusammenhang einer Buchung oder eine Leistungsbezeichnung kann Gesundheitsinformationen enthalten. Solche Angaben dürfen auch nicht in allgemeinen Feldern verarbeitet werden.
5. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Die Bereitstellung des Geschäftskontos, eigene Vertrags- und vorvertragliche Anfragen sowie bestellte Leistungen erfolgen, soweit einschlägig, nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Bei Beschäftigten und Vertretern eines Kundenunternehmens kann die erforderliche geschäftliche Kommunikation auf dem berechtigten Interesse an Anbahnung und Durchführung der Geschäftsbeziehung beruhen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Gesetzliche Dokumentations-, Datenschutz- und Aufbewahrungspflichten werden auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO gestützt.
Betriebssicherheit, Missbrauchsabwehr, die Durchsetzung zulässiger Kontingente und notwendige Fehleranalyse dienen dem berechtigten Interesse an einer funktionsfähigen und geschützten Anwendung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Erforderliche Vertragsnachweise können auch zur Wahrung und Abwehr von Rechtsansprüchen auf dieser Grundlage aufbewahrt werden.
Für Kunden- und Termindaten bestimmt der jeweilige Betrieb die einschlägige Rechtsgrundlage und erläutert sie in seinen eigenen Hinweisen. Wird eine Verarbeitung auf Einwilligung gestützt, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO maßgeblich. Die Kenntnisnahme einer Datenschutzerklärung ist keine pauschale Einwilligung. Eine AVV schafft ebenfalls keine zusätzliche Rechtsgrundlage für den Betrieb.
6. Datenbank, Versand und Geschäftskontakt
Supabase (SUPABASE PTE. LTD., Singapur) stellt Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher bereit. Die Dentermin-Projektdatenbank ist in Frankfurt eingerichtet; Support, Protokolle und weitere Dienste sind damit nicht auf diesen Ort beschränkt. Die Supabase-Auftragsverarbeitungsbedingungen regeln auch die Verwendung von EU-Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: Supabase Datenschutz.
Resend (Plus Five Five, Inc., USA) versendet Konto-E-Mails sowie Terminbestätigungen, Änderungen, Absagen und ausgewählte Erinnerungen. Verarbeitet werden Empfängeradresse, Betreff, Inhalt, gegebenenfalls Verwaltungslink und Zustellstatus. Nach Resends Angaben gilt das Art.-28-Addendum für jedes Konto; Inhalte und Protokolle werden in den USA gespeichert. Eine europäische Versandregion ist keine europäische Speicherregion. EU-Standardvertragsklauseln sind im Addendum enthalten.
Die Entscheidung über optionale Erinnerungen wird bei der Buchung gesondert erfasst. Eine erteilte Einwilligung kann über den privaten Terminlink für die Zukunft widerrufen werden; die Buchung ist auch ohne sie möglich. Bestätigungen, Änderungen und Absagen sind davon unabhängig. Bereits an den Versanddienst übergebene Nachrichten können nicht zurückgerufen werden.
Geschäftliche Kontaktpostfächer verwenden IONOS. Bei einer Anfrage werden Absender, Inhalt und erforderliche Bearbeitungsinformationen verarbeitet. Bitte senden Sie keine Terminlisten oder vertraulichen Kundendaten über gewöhnliche Support-E-Mails; falls solche Daten erforderlich sind, stimmen wir einen geeigneten Übertragungsweg ab. SMS-Versand ist derzeit nicht aktiviert.
7. Gestaltung und Monatsbeiträge mit
Inhaber und berechtigte Administrator:innen können bewusst ein Buchungsseiten-Design oder einen Monatsbeitrag starten. verarbeitet den Auftrag als getrenntes technisches System im Hintergrund. Verarbeitet werden die gewählte öffentliche Website oder eigene Referenzbilder, Gestaltungsbeschreibung und technische Konto-, Betriebs- und Auftragskennungen. Für Monatsbeiträge kommen Anlass, gewünschter Bildtext sowie öffentliche Betriebsangaben wie Name, Beschreibung, Branche, Farben und Buchungslink hinzu. Es werden keine Kunden- oder Termindaten aus Dentermin in den Gestaltungsauftrag übernommen.
Bei einer Websitequelle übergibt die öffentliche URL und den Analyseauftrag direkt an Google Gemini URL Context. Google liest die Seiteninhalte oder verwendet eine verfügbare Index- beziehungsweise Cachefassung. Die Analyse ist keine garantierte aktuelle Bildschirmaufnahme. Die folgenden Google-Vertragsbedingungen gelten auch für diese Verarbeitung. Bei einer Bildquelle findet dieser Websiteabruf nicht statt.
Referenzbilder werden verkleinert und ohne zusätzliche Dateimetadaten neu gespeichert. Sichtbare Personen und Schrift werden dadurch nicht anonymisiert. Verwenden Sie geeignete eigene Markenbilder und Quellen mit den erforderlichen Rechten. Kunden-, Patienten-, Termin- und Gesundheitsdaten dürfen weder in Quellen noch in Gestaltungsbeschreibungen enthalten sein.
Die eingerichtete KI-Erstellung verwendet Google Gemini. Ausgewählte Quellinhalte, Bilder und Gestaltungsanweisungen werden an Google übermittelt. Für die erfassten EWR-Verarbeitungen beziehen die Gemini-Bedingungen das Processor Addendum ein und schließen eine Verwendung der Prompts und Antworten zur Produktverbesserung aus. Begrenzte Sicherheitsprotokollierung und internationale Verarbeitung bleiben möglich. Andere technisch unterstützte KI-Anbieter sind damit nicht als gegenwärtige Empfänger bezeichnet.
verwendet ein getrenntes Supabase-Projekt mit Datenbankregion eu-west-1. Private Entwürfe, Quellen, begrenzte Websiteauszüge und Ergebnisse werden auftragsbezogen gespeichert, damit angenommene Aufträge fortgesetzt und fertige Bilder erneut verwendet werden können. Die Datenbankregion legt keine ausschließlichen Ausführungsorte der KI oder anderer beteiligter Dienste fest.
Erst „Design übernehmen“ überträgt ein Titelbild und Farben in die Buchungsseite. Das Bild liegt danach im öffentlichen Markenbildspeicher und kann über seine Adresse erreichbar sein, auch wenn die Buchungsseite noch nicht veröffentlicht ist. Monatsbeiträge werden nicht automatisch in sozialen Netzwerken veröffentlicht. Beim Teilen, Kopieren oder Herunterladen entscheiden Sie über die weitere Verwendung. Wenn Sie WhatsApp, Instagram, LinkedIn, Facebook, Telegram, X, ein E-Mail-Programm oder eine vom Betriebssystem angebotene Anwendung öffnen, können ausgewählte Inhalte und Verbindungsdaten an diesen Anbieter gelangen. Für die anschließende Verarbeitung gelten auch dessen Hinweise.
KI-Ergebnisse können Fehler enthalten. Prüfen Sie Texte, Motive und Angaben vor dem Übernehmen oder Teilen. Die kreative Gestaltung entscheidet nicht über eine Buchung, Behandlung oder andere rechtlich erhebliche Angelegenheit.
8. Bestellte Tarife und Stripe
Eine Registrierung benötigt keine Zahlung. Wenn Sie ausdrücklich einen kostenpflichtigen Tarif bestellen, werden die erforderlichen geschäftlichen Rechnungsangaben, Kontaktadresse, gewählter Tarif, Betrag, Vertrags- und Zahlungsstatus zur Abwicklung an Stripe übermittelt. Die derzeit angebotene Abrechnung richtet sich an Unternehmen mit Sitz und Geschäftsanschrift in Deutschland; die dazu abgegebenen Angaben und Bestätigungen werden für Bestellung und Rechnung verwendet.
Zahlungsdaten werden im Stripe-Zahlungsablauf erhoben. Dentermin speichert keine vollständigen Zahlungskartendaten, sondern erforderliche Zuordnungskennungen, Tarif-, Abo- und Abrechnungsinformationen. Kunden- und Termindaten des Betriebs werden für dessen Dentermin-Abonnement nicht an Stripe übermittelt. Stripe handelt abhängig von der jeweiligen Verarbeitung als Dienstleister oder eigenständig Verantwortlicher, beispielsweise bei gesetzlichen Pflichten und Betrugsabwehr. Informationen zu Empfängern, internationalen Übermittlungen und Rechten finden Sie in Stripes Datenschutzhinweisen.
9. Speicherdauer, Sicherungen und Löschung
Wir speichern Daten, solange sie für den beschriebenen Zweck und die Vertragsabwicklung benötigt werden oder gesetzliche Pflichten beziehungsweise zulässige Nachweisinteressen bestehen. Gewöhnliche abgeschlossene Supportanfragen ohne Vertrags-, Zahlungs- oder Streitbezug löschen wir spätestens nach 90 Tagen; nicht erforderliche Anhänge früher. Geschäfts- und Abrechnungsunterlagen unterliegen den für die jeweilige Unterlagenart geltenden gesetzlichen Fristen. Vertragsannahmen und Nachweise werden gesondert nach ihrem Beweiszweck und einschlägigen Verjährungsfristen beurteilt; sie werden bei einer Kontoschließung nicht ungeprüft mitgelöscht.
Für Auftragsdaten legt der Betrieb die erforderliche Aufbewahrung fest. Eine Absage oder das Ablaufen eines Verwaltungslinks löscht den Termin nicht. Inhaber können für geeignete abgeschlossene Termindaten bewusst 30, 60, 90 oder 180 Tage aktivieren. Die Voreinstellung ist ausgeschaltet; eine Aktivierung greift frühestens nach 24 Stunden. Ein täglicher Ablauf berücksichtigt aktive Regeln. Unter anderem Vorgänge mit verknüpften Dokumenten, Formularen oder Gesprächen sowie Betriebe mit offenen Datenschutzanfragen bleiben zur gesonderten Bearbeitung bestehen. Dies löscht nicht automatisch sämtliche Kontodaten oder alle Daten bei Dienstleistern.
Unter Einstellungen · Datenschutz können Inhaber und berechtigte Administrator:innen Datenbankeinträge exportieren sowie Auskunft oder Kontaktlöschung beantragen. Nur Inhaber können eine Betriebsschließung beantragen. Der Sofortexport enthält keine gespeicherten Dateien, -Daten, Authentifizierungsdaten oder gesonderten Einwilligungsprotokolle. Eine vollständige Auskunft beziehungsweise Rückgabe bezieht diese Bereiche nach Prüfung mit ein. Anträge werden mit einer Zielfrist von einem Kalendermonat erfasst und nach Prüfung von Identität, Berechtigung und Aufbewahrungspflichten bearbeitet. Der Antrag selbst löscht keine Daten und schließt kein Konto.
Private -Entwürfe und ihre Quellen können berechtigte Nutzer löschen. Die Bereinigung von Bilddateien kann nach Ende eines noch laufenden Vorgangs abgeschlossen werden. Minimale Auftrags- und Kontingentnachweise bleiben zweckgebunden befristet erhalten, damit Löschaufträge nachvollziehbar sind und eine Löschung nicht das Monatskontingent zurücksetzt. Eine allgemeine automatische -Frist ist derzeit nicht aktiviert; die technisch vorbereiteten 90 Tage sind deshalb keine bereits laufende Frist. Vor Einführung einer solchen Regel informieren wir die Betriebe. Ein Monatswechsel löscht keine älteren Pakete.
Das Löschen eines privaten Entwurfs entfernt keine bereits in Dentermin übernommene öffentliche Titelbildkopie und keine extern geteilte oder heruntergeladene Datei. Von Dentermin verwaltete öffentliche Kopien werden bei einer entsprechend beauftragten vollständigen Betriebsschließung gesondert berücksichtigt. Externe Empfänger und eigene Downloads sind zusätzlich zu beachten.
Für die Dentermin-Datenbank sind tägliche Supabase-Sicherungen vorhanden. Diese umfassen keine vollständige Sicherung aller Bilddateien; Datenbank und Dateien werden getrennt betrachtet. Eine erfolgreiche vollständige Wiederherstellung wurde dadurch nicht nachgewiesen. Bei einer Löschung berücksichtigen wir auch Sicherungen. Technisch nicht selektiv änderbare Restkopien werden bis zum regulären Überschreiben geschützt, nicht produktiv verwendet und bei einer Wiederherstellung erneut von der Löschweisung erfasst. Die tatsächlich einschlägigen Restfristen werden bei der Abwicklung dokumentiert und auf Anfrage mitgeteilt.
10. Zugriff, Übermittlungen und Schutz
Berechtigte Mitglieder des Betriebs können auf dessen freigegebene Daten zugreifen. Datenbankrichtlinien und serverseitige Prüfungen begrenzen den Zugriff anhand von Konto, Betriebszugehörigkeit und Rolle. Verwaltungslinks enthalten zufällige Zugangstoken; in der Datenbank liegen deren Hashwerte. Wer einen solchen Link besitzt, kann die dort freigegebenen Aktionen ausführen. Geben Sie ihn nicht öffentlich weiter.
Soweit Dienstleister Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, sind die Anforderungen des Kapitels V DSGVO zu beachten, insbesondere anwendbare Angemessenheitsbeschlüsse oder geeignete Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln und erforderliche ergänzende Maßnahmen. Angaben zu den verwendeten Vertragsmechanismen stehen oben und in der AVV. Informationen und eine zugängliche Kopie der einschlägigen Garantien können Sie unter hey@hallmann.cards anfordern. Eine Datenbankregion ist keine Zusage für alle Dienstleister und Verarbeitungsschritte.
Weitere Informationen zum tatsächlichen Funktionsumfang: Sicherheit & Datenschutz.
11. Ihre Rechte
Im gesetzlichen Rahmen bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit. Gegen eine Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen. Einwilligungen können Sie für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt unberührt.
Bei Buchungen wenden Sie sich vorrangig an den auf der Buchungsseite genannten Betrieb. Für Geschäftskonten und direkte Anfragen erreichen Sie uns unter hey@hallmann.cards. Sie dürfen sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. In Bayern ist für nichtöffentliche Stellen das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht eine Anlaufstelle.
12. Erforderliche Angaben und automatisierte Entscheidungen
Als Pflichtfelder gekennzeichnete Konto-, Vertrags- und Buchungsangaben sind für den jeweiligen Ablauf erforderlich. Ohne sie können Registrierung, Vertragsabschluss oder Online-Buchung nicht abgeschlossen werden. Optionale Angaben sind entsprechend gekennzeichnet. Die Auswahl freier Zeiten richtet sich nach den Buchungsregeln des Betriebs; im normalen Buchungsablauf werden keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO getroffen.